Электронный документооборот в сфере трудовых отношений (КЭДО, кадровый ЭДО) – это создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде. При этом электронные документы не дублируются на бумажном носителе (ч. 1 ст. 22.1 ТК РФ).
Электронный документооборот не применяется в отношении трудовых книжек и сведений о трудовой деятельности работников в электронном виде, акта о несчастном случае на производстве, приказа об увольнении работника, а также документов, подтверждающих прохождение работником инструктажей по охране труда.
Электронный документооборот не применяется в отношении трудовых книжек и сведений о трудовой деятельности работников в электронном виде, акта о несчастном случае на производстве, приказа об увольнении работника, а также документов, подтверждающих прохождение работником инструктажей по охране труда.
В ТК РФ внесена новая статья 22.1 «Электронный документооборот в сфере трудовых отношений». Она содержит правовые основы для ведения только в электроном виде большинства кадровых документов (трудовых договоров, ученических договоров, договоров о материальной ответственности и порядка 30 видов других).
Кроме того, закон регламентирует оформление только электронно отпусков, командировок, документации по ОТ и прочих.
Соглашение (регламент) об электронном документообороте обязательно, без него ЭДО между контрагентами не будет иметь юридической силы. Регламент оформляют как приложение к другому договору. Перед тем как прописать правила ЭДО в договоре, контрагенты договариваются о них в письме.
Кадровый электронный документооборот (КЭДО) – это способ работать с документами сотрудников онлайн. Специалистам отдела кадров не нужно распечатывать приказы и договоры, следить, чтобы сотрудники вовремя подписали документы, и передавать их на следующий этап, а офисным работникам можно не отвлекать кадровых специалистов и руководителей мелкими вопросами. В системе КЭДО все процессы происходят удаленно, а задачи автоматизированы.
Кроме того, закон регламентирует оформление только электронно отпусков, командировок, документации по ОТ и прочих.
Соглашение (регламент) об электронном документообороте обязательно, без него ЭДО между контрагентами не будет иметь юридической силы. Регламент оформляют как приложение к другому договору. Перед тем как прописать правила ЭДО в договоре, контрагенты договариваются о них в письме.
Кадровый электронный документооборот (КЭДО) – это способ работать с документами сотрудников онлайн. Специалистам отдела кадров не нужно распечатывать приказы и договоры, следить, чтобы сотрудники вовремя подписали документы, и передавать их на следующий этап, а офисным работникам можно не отвлекать кадровых специалистов и руководителей мелкими вопросами. В системе КЭДО все процессы происходят удаленно, а задачи автоматизированы.
Работник может отказаться переходить на КЭДО, поскольку это его право. При этом он не лишается права в дальнейшем согласиться на переход на КЭДО (ч. 5, 6 ст. 22.2 ТК РФ).
Минтруд России пояснил, что если работник отказался перейти на КЭДО, работодатель обязан вести кадровые документы такого сотрудника только на бумажном носителе.
Направление электронных документов в информационную систему работодателя осуществляется путем передачи электронных документов из личного кабинета работника или лица, поступающего на работу, на едином портале, в личный кабинет работодателя на едином портале и последующего автоматического направления их в информационную систему работодателя с использованием подсистемы единого личного кабинета.
Оформлять и подписывать один и тот же документ одновременно и по ЭДО, и на бумаге нельзя.
То есть, если контрагент (сотрудник) направил документ по ЭДО и подписал документ ЭЦП, то и принимающая сторона должна подписать документ ЭЦП по ЭДО. Распечатывать и подписывать такой электронный документ на бумаге не допускается.
Минтруд России пояснил, что если работник отказался перейти на КЭДО, работодатель обязан вести кадровые документы такого сотрудника только на бумажном носителе.
Направление электронных документов в информационную систему работодателя осуществляется путем передачи электронных документов из личного кабинета работника или лица, поступающего на работу, на едином портале, в личный кабинет работодателя на едином портале и последующего автоматического направления их в информационную систему работодателя с использованием подсистемы единого личного кабинета.
Оформлять и подписывать один и тот же документ одновременно и по ЭДО, и на бумаге нельзя.
То есть, если контрагент (сотрудник) направил документ по ЭДО и подписал документ ЭЦП, то и принимающая сторона должна подписать документ ЭЦП по ЭДО. Распечатывать и подписывать такой электронный документ на бумаге не допускается.
Подготовлено в рамках реализации проекта Профобъединения «Защити свой труд» - правовая школа для работающей молодежи в возрасте от 18 до 29 лет Владимирской области» с использованием гранта Президента Российской Федерации на развитие гражданского общества, предоставленного Фондом президентских грантов.