Электронный документооборот в сфере трудовых отношений
Электронный документооборот в сфере трудовых отношений (КЭДО, кадровый ЭДО) – это создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде. При этом электронные документы не дублируются на бумажном носителе (ч. 1 ст. 22.1 ТК РФ).
Электронный документооборот не применяется в отношении трудовых книжек и сведений о трудовой деятельности работников в электронном виде, акта о несчастном случае на производстве, приказа об увольнении работника, а также документов, подтверждающих прохождение работником инструктажей по охране труда.
В ТК РФ внесена новая статья 22.1 «Электронный документооборот в сфере трудовых отношений». Она содержит правовые основы для ведения только в электроном виде большинства кадровых документов (трудовых договоров, ученических договоров, договоров о материальной ответственности и порядка 30 видов других).
Кроме того, закон регламентирует оформление только электронно отпусков, командировок, документации по ОТ и прочих.
Соглашение (регламент) об электронном документообороте обязательно, без него ЭДО между контрагентами не будет иметь юридической силы. Регламент оформляют как приложение к другому договору. Перед тем как прописать правила ЭДО в договоре, контрагенты договариваются о них в письме.
Кадровый электронный документооборот (КЭДО) – это способ работать с документами сотрудников онлайн. Специалистам отдела кадров не нужно распечатывать приказы и договоры, следить, чтобы сотрудники вовремя подписали документы, и передавать их на следующий этап, а офисным работникам можно не отвлекать кадровых специалистов и руководителей мелкими вопросами. В системе КЭДО все процессы происходят удаленно, а задачи автоматизированы.
Работник может отказаться переходить на КЭДО, поскольку это его право. При этом он не лишается права в дальнейшем согласиться на переход на КЭДО (ч. 5, 6 ст. 22.2 ТК РФ).
Минтруд России пояснил, что если работник отказался перейти на КЭДО, работодатель обязан вести кадровые документы такого сотрудника только на бумажном носителе.
Направление электронных документов в информационную систему работодателя осуществляется путем передачи электронных документов из личного кабинета работника или лица, поступающего на работу, на едином портале, в личный кабинет работодателя на едином портале и последующего автоматического направления их в информационную систему работодателя с использованием подсистемы единого личного кабинета.
Оформлять и подписывать один и тот же документ одновременно и по ЭДО, и на бумаге нельзя.
То есть, если контрагент (сотрудник) направил документ по ЭДО и подписал документ ЭЦП, то и принимающая сторона должна подписать документ ЭЦП по ЭДО. Распечатывать и подписывать такой электронный документ на бумаге не допускается.
Подготовлено в рамках реализации проекта Профобъединения «Защити свой труд» - правовая школа для работающей молодежи в возрасте от 18 до 29 лет Владимирской области» с использованием гранта Президента Российской Федерации на развитие гражданского общества, предоставленного Фондом президентских грантов.